Quà kỷ niệm hợp tác với khách hàng

Chọn quà theo người nhận và nơi sử dụng

Khi cảm ơn một đơn vị, người đại diện lên nhận quà có thể không phải người dùng về sau. Bộ ấm chén có thể được đặt tại phòng tiếp khách; sổ bút có thể dành cho đầu mối làm việc; vật phẩm lưu niệm có thể được trưng bày ở không gian chung. Cách lựa chọn và câu chữ trên quà cũng thay đổi theo từng trường hợp.

Hãy hình dung món quà sau buổi trao. Ai sẽ mở hộp, mang về hoặc tìm chỗ đặt? Nếu chưa có câu trả lời, nên trao đổi về cách dùng trước khi chọn một bộ lớn. Hướng dẫn về người quyết định và người sử dụng quà giúp làm rõ những vai trò dễ bị gộp làm một.

Một đợt kỷ niệm có thể có cả quà gửi đơn vị và phần cảm ơn người trực tiếp phối hợp. Hai hướng đó cần được gọi tên rõ, để một món quà dùng chung không vô tình trở thành quà riêng của người nhận đại diện.

Ấm chén cho những buổi tiếp khách tại văn phòng

Nếu bên nhận có chỗ pha trà và tiếp khách, bộ ấm chén là hướng quà có thể đi vào sinh hoạt của văn phòng. Dáng ấm, cách cầm quai, chén và đĩa nên được xem cùng nhau. Một bộ hợp với bàn nhỏ chưa chắc phù hợp phòng họp đông người, và ngược lại.

Khi chọn ấm chén in logo, hãy bắt đầu từ số người thường dùng và khoảng bàn dành cho bộ trà. Sau đó mới xem kiểu dáng, thành phần và hộp. Ảnh chụp một góc bày không tự cho biết đầy đủ số món được giao trong bộ.

Nhận diện có thể gọn trên một vị trí dễ nhìn. Nếu món quà được dùng trong nhiều buổi gặp khác nhau, lời kỷ niệm dài có thể nằm ở thiệp, nhường phần mặt sứ cho bố cục thoáng hơn. Vùng thể hiện và phương án thực hiện cần trao đổi theo mẫu chọn.

Với quà gửi về văn phòng khác, cần xem cả cách đóng để vận chuyển và cách người nhận lấy từng món ra. Hộp trình bày đẹp vẫn cần phần bảo vệ phù hợp vật phẩm. Nơi giao quà cũng nên là nơi có người tiếp nhận, nhất là khi đại diện nhận tại buổi gặp rồi mới chuyển tới phòng sử dụng.

Sổ bút dành cho người cùng làm việc

Một bộ sổ bút có thể phù hợp người thường ghi chép trong cuộc họp, trao đổi với khách hoặc lưu ý tưởng công việc. Giá trị sử dụng nằm ở cuốn sổ và chiếc bút họ muốn dùng, không chỉ ở hình ảnh bộ quà khi còn nằm trong hộp.

Với bộ sổ bút quà tặng, nên chọn khổ sổ, kiểu trang và cách mở theo nhu cầu ghi. Đai cài, chỗ gài bút và hộp là những phần đi cùng cần được nhìn trong cấu hình hoàn chỉnh. Khi chưa có dữ kiện, không suy vật liệu bìa hay loại ngòi từ màu sắc trong ảnh.

Mẫu dưới cho thấy sổ xám và bút đen được sắp riêng vị trí trong hộp. Phần kim loại trên đai sổ là một chi tiết để trao đổi bố cục nhận diện. Kích thước thể hiện và kỹ thuật phù hợp cần xác nhận theo mẫu thực tế.

Nếu người nhận đã có sổ quen dùng, một chiếc bút riêng cũng là hướng để hỏi thêm. Khi đó, việc cầm, đóng mở và viết quan trọng hơn việc cố phối thành bộ. Có thể bắt đầu từ bút ký in logo, rồi xem mẫu, cách thể hiện tên và bao gói phù hợp.

Ảnh hai mẫu bút dưới đây giúp nhìn màu thân, phần cài và vòng trang trí. Chi tiết màu vàng thuộc hình thức của mẫu nguồn; ảnh không xác nhận đó là vàng thật hoặc loại vật liệu cụ thể. Chỉ chọn một hay nhiều màu khi có lý do gắn với người nhận hoặc phương án chung của chương trình.

Vật phẩm lưu niệm cần có chỗ đặt phù hợp

Khi muốn giữ dấu mốc tại không gian chung, có thể cân nhắc biểu trưng kỷ niệm hoặc đĩa lưu niệm in logo. Hướng này dành nhiều vai trò hơn cho hình dáng và nội dung ghi nhận, nên nơi đặt cần được biết từ đầu.

Một kệ hẹp, tủ trưng bày hay quầy tiếp khách tạo ra khoảng nhìn khác nhau. Hãy trao đổi kích thước chỗ đặt, hướng người xem nhìn tới và cách vệ sinh, di chuyển. Mẫu lớn không mặc nhiên phù hợp hơn chỉ vì dấu mốc quan trọng.

Lọ hoa quà tặng là một hướng khác nếu bên nhận có nhu cầu cắm hoặc bày hoa. Dáng lọ cần hợp khoảng đặt và cách dùng đã biết. Nếu muốn vừa là vật trang trí vừa mang thông tin kỷ niệm, cần xem bề mặt thể hiện thực tế để chữ không lấn vào hình dáng của món quà.

Các hướng quà này không cần được ghép chung thành một bộ. Có thể chọn một món làm điểm chính rồi dùng thiệp để nói đầy đủ lời cảm ơn. Khả năng cung cấp, thành phần và phương án nhận diện được trao đổi theo từng mẫu.

Gắn lời cảm ơn với điều hai bên muốn ghi nhớ

Ngày bắt đầu trao đổi, ký kết và triển khai có thể khác nhau. Trước khi ghi ngày hoặc số năm lên quà, hãy thống nhất sự kiện đang được kỷ niệm. Nếu chỉ muốn cảm ơn một giai đoạn đồng hành, không nhất thiết phải biến lời nhắn thành một phép tính số năm.

Lời cảm ơn nên nhắc được điều cụ thể mà hai bên cùng nhận ra: một chặng triển khai, sự phối hợp trong công việc hoặc những buổi trao đổi đã cùng thực hiện. Chọn một ý chính giúp thiệp bớt chung chung mà vẫn ngắn.

Ví dụ giả định: “Cảm ơn đội ngũ Quý Công ty đã phối hợp cùng chúng tôi trong chặng triển khai vừa qua. Trân trọng những buổi làm việc và sự đồng hành của anh/chị.” Khi dùng, cần thay cách gọi và nội dung bằng quan hệ thực của hai bên.

Nếu gửi quà tới cả đơn vị, thiệp nên nói rõ người được cảm ơn. Tên người tiếp nhận có thể ở phần gửi, còn lời ghi nhận dành cho tập thể. Bài viết thiệp cảm ơn khách hàng giúp đi tiếp vào cách xưng hô và nối lời cảm ơn với món quà.

Tên hai bên và dấu mốc nên xuất hiện ở đâu?

Vật phẩm và thiệp có thể chia nhau phần việc. Trên món quà, giữ phần tên hoặc nhận diện ngắn mà người dùng dễ nhìn. Trên thiệp, viết đầy đủ dịp gửi, người được cảm ơn và lời nhắn. Hộp có thể mang tên chương trình nếu cách trình bày cần điều đó.

Không phải món nào cũng cần cả hai logo. Khi muốn dùng nhận diện của bên nhận, cần có tệp và cách dùng được họ thống nhất. Hai tên hoặc hai logo đặt cạnh nhau cũng nên có thứ tự rõ; tránh để phần thể hiện khiến người đọc hiểu khác vai trò của hai bên.

Đối với sổ, cần xem logo cùng đai cài và vùng tay cầm; với ấm, xem cùng vòi, quai và hướng bày. Hướng dẫn chọn vị trí logo trên quà giải thích thêm cách nhìn nhận diện khi món quà được sử dụng.

Trước khi làm phần chữ cố định, đọc lại tên đơn vị, tên chương trình và thời gian theo bản đã thống nhất. Nếu có nhiều người nhận hoặc nhiều đợt hợp tác, cần đối chiếu từng phiên bản. Có thể dùng hướng dẫn kiểm tra tên riêng và dấu tiếng Việt cho bước này.

Cân đối ngân sách cho cả phần quà

Khi trao đổi ngân sách, hãy mô tả một phần quà gồm những gì: món chính, nhận diện, thiệp, hộp hoặc túi và cách giao. Cùng một khoảng dự kiến nhưng quà gửi tới nhiều địa điểm sẽ có cách chuẩn bị khác với trao tập trung tại một buổi gặp.

Nếu cần điều chỉnh, hãy quay lại mục đích sử dụng. Với người thường ghi chép, có thể tập trung vào sổ và bút phù hợp thay vì thêm món ít dùng. Với quà cho phòng tiếp khách, ưu tiên bộ dùng chung và cách bảo vệ khi giao. Phần phối thêm chỉ nên giữ khi giúp món quà được nhận hoặc sử dụng thuận tiện hơn.

Nếu đang cân nhắc cấu hình nhiều món, xem bộ quà tặng khách hàng để trao đổi cách phối. Không cần gọi mọi bộ quà là “cao cấp”; mẫu, thành phần và cách hoàn thiện cụ thể sẽ giúp hai bên hiểu cùng một phương án.

Trao tại buổi gặp hay gửi tới nơi sử dụng?

Nếu trao trực tiếp, nên chọn thời điểm đủ để nói lời cảm ơn và để người nhận cất hoặc mang quà thuận tiện. Quà dành cho đơn vị có thể được giới thiệu cùng người đại diện, còn phần gửi tới từng đầu mối cần được phân rõ trước buổi gặp.

Nếu gửi sau, thiệp cần đủ bối cảnh để người mở hộp hiểu quà đến từ đâu và kỷ niệm điều gì. Với vật phẩm dễ vỡ, nên trao đổi yêu cầu đóng gói và người tiếp nhận tại địa điểm thực tế. Cách chuyển tới nơi dùng là một phần của phương án, không chỉ là việc cuối cùng sau khi đã chọn quà.

Trường hợp có nhiều khách và một lịch trao tập trung, hướng dẫn tổ chức trao quà tại sự kiện sẽ phù hợp cho bước điều phối tiếp theo.