Một tấm thiệp cảm ơn khách hàng cần nói rõ ai gửi và đang cảm ơn điều gì. Hãy chọn mẫu theo việc thực sự đã xảy ra, sửa cách gọi và tên người gửi, rồi đọc lại trên bố cục thiệp. Lời nhắn ngắn mà đúng quan hệ dễ hiểu hơn một đoạn ca ngợi dài.
Thiệp có thể được đọc khi quà gửi đến văn phòng, không có người trao giải thích. Vì vậy, câu chữ cần tự đứng được: khách biết lý do nhận quà và đơn vị gửi. Những mẫu dưới đây là gợi ý để chỉnh theo chương trình, không phải thư khách hàng hoặc lời nhắn đã được sử dụng thực tế.
Nội dung bài viết7 mục
Mẫu thiệp cảm ơn theo tình huống
Thay phần trong ngoặc vuông và chỉ giữ thông tin đã xác nhận. Các mẫu không đặt yêu cầu mua tiếp, đánh giá tốt hoặc giới thiệu khách mới vào lời cảm ơn.
Khách mới bắt đầu sử dụng
Chào [Tên khách],
Cảm ơn anh/chị đã lựa chọn [Tên doanh nghiệp]. Chúc anh/chị có khởi đầu thuận lợi.
Trân trọng,
[Người hoặc bộ phận gửi]
Giữ lời chào đúng quan hệ hiện tại. Chưa có quá trình làm việc lâu dài thì không thêm “cảm ơn sự đồng hành suốt nhiều năm”.
Sau một buổi gặp hoặc chương trình
Kính gửi Quý khách,
Cảm ơn Quý khách đã dành thời gian tham dự [Tên buổi gặp]. Xin gửi món quà nhỏ cùng lời chúc tốt đẹp.
[Đơn vị gửi]
Ghi đúng tên buổi gặp và chỉ dùng cho người đã tham dự hoặc nhóm áp dụng được duyệt.
Ghi nhận một công việc phối hợp
Kính gửi [Tên nhóm hoặc đơn vị],
Cảm ơn sự phối hợp của Quý đơn vị trong [Công việc được phép nhắc].
Trân trọng,
[Người hoặc đơn vị gửi]
Nhắc công việc cụ thể khi được phép công bố trên thiệp. Nếu chưa rõ, bỏ chi tiết đó thay vì tự điền một thành tích hay kết quả.
Gửi cùng một lần bàn giao
Kính gửi [Tên khách hoặc đơn vị],
Cảm ơn Quý khách đã lựa chọn [Tên doanh nghiệp]. Xin gửi lời chúc thuận lợi trong chặng bắt đầu này.
[Người hoặc đơn vị gửi]
Lời chúc không thay cam kết sản phẩm hoặc dịch vụ. Những thông tin hỗ trợ cần thiết nên nằm ở tài liệu phù hợp đã được xác nhận.
Trước khi viết, chốt người gửi và người nhận
Người đứng tên có thể là doanh nghiệp, bộ phận hoặc đại diện được giao gửi. Nếu quà thuộc chương trình của cả doanh nghiệp, tên ở cuối thiệp cần phản ánh điều đó. Không tự dùng tên hoặc chữ ký lãnh đạo để lời nhắn trông trang trọng hơn.
Logo trên sổ nguồn giúp nhìn ra nhận diện một chương trình; thiệp riêng vẫn cần chỉ rõ đơn vị gửi và lời cảm ơn tương ứng. Hình không xác nhận đơn vị trong ảnh là khách hàng của Quà Khách Hàng.
Với quà dùng chung tại văn phòng, người nhận kiện hàng có thể chỉ nhận hộ. Hãy hướng lời cảm ơn tới tập thể hoặc đơn vị nếu đó là ý định chương trình. Quà gửi riêng cho một người cần cách gọi đúng người, không lấy tên đầu mối giao nhận thay cho người được cảm ơn.
Xưng hô và ký tên sao cho cùng một giọng?
Thiệp cho cá nhân có thể gọi tên theo cách đã xác nhận; thiệp cho tập thể dùng tên nhóm, đơn vị hoặc Quý khách theo bối cảnh. Mức ngân sách quà không quyết định mức thân mật của lời gọi.
Người gửi là một tổ chức có thể dùng “chúng tôi” khi cần. Nếu một người đại diện đứng tên, xác định họ gửi thay tổ chức hay gửi riêng để giữ ngôi kể thống nhất. Tránh mở bằng “tôi” rồi kết bằng tên một bộ phận mà không làm rõ vai trò.
Tên riêng và dấu cần đúng trên chính bản dàn, không chỉ đúng trong bảng nguồn. Có nhiều thiệp cá nhân hóa thì đối chiếu tên theo mã người nhận trước khi chốt chữ.
Nên cảm ơn điều gì để lời nhắn không chung chung?
Chọn một việc có thật: khách đã lựa chọn, dành thời gian tham dự hoặc phối hợp công việc. Chỉ một ý rõ đã đủ tạo lý do cho lời nhắn. Không cần thêm nhận xét “khách hàng quan trọng nhất” hay “đối tác tuyệt vời nhất” để làm câu dài hơn.
Ví dụ, “Cảm ơn Quý khách đã dành thời gian tham dự buổi gặp” rõ hơn “Cảm ơn vì tất cả”. Nếu muốn nhắc một dự án, cần biết chi tiết đó được phép xuất hiện trên thiệp; không đưa thông tin nội bộ chỉ để câu có vẻ riêng.
Món quà không nên bị trình bày như điều kiện để khách mua tiếp hoặc đánh giá tốt. Nếu chương trình còn có ưu đãi hay thông tin cần khách thực hiện, tách nội dung đó và duyệt riêng cách trình bày.
Rút câu trước khi dàn lên thiệp
Đọc riêng câu cảm ơn và hỏi nó nhắc tới việc nào. Bỏ phần giới thiệu doanh nghiệp không phục vụ lời nhắn, lời khen thiếu căn cứ và lời hứa chưa duyệt. Đọc thành tiếng để tìm câu nhiều vế, rồi rút ý trước khi thu nhỏ chữ.
Thiệp thường cần cách gọi, một ý cảm ơn và phần đứng tên. Thêm một lời chúc khi hợp bối cảnh; không cần đưa đủ mọi thành phần nếu vùng chữ không cho phép. Với quà Tết, chọn lời chúc Tết theo quan hệ thay vì mang lời chúc năm mới vào các thiệp cảm ơn khác.
Những câu nào nên sửa trước khi đưa đi in?
Sửa đúng vấn đề của câu, không chỉ thêm “kính”, “trân trọng” hoặc tính từ cho trang trọng hơn. Bảng dưới là ví dụ biên tập, không phải nội dung một chương trình đang diễn ra.
| Bản nháp ví dụ | Điểm chưa rõ | Hướng sửa |
|---|---|---|
| “Cảm ơn vì tất cả.” | Chưa biết điều được ghi nhận | Nhắc lần lựa chọn, tham dự hoặc phối hợp có thật |
| “Quà đặc biệt nhất cho khách hàng quan trọng nhất.” | Tạo so sánh không cần thiết | Dùng lời cảm ơn đúng quan hệ |
| “Mua tiếp để nhận nhiều quà hơn.” | Đổi mục đích thành yêu cầu bán hàng | Giữ lời cảm ơn; duyệt thông tin chương trình riêng |
| “Đồng hành mọi lúc, mọi nơi.” | Lời hứa rộng, thiếu phạm vi | Dùng lời chúc hoặc thông tin hỗ trợ đã xác nhận |
Các nhãn VIP, khách tiềm năng hay nhóm ưu tiên có thể phục vụ tổ chức nội bộ. Không cần đưa cách doanh nghiệp phân nhóm lên thiệp trao khách. Khi muốn viết riêng, dựa vào điều được phép biết và điều thực sự muốn cảm ơn.
Đọc thử trên bố cục thiệp và cùng bộ quà
Một đoạn ngắn trên tài liệu vẫn có thể thành nhiều dòng trên thiệp. Xem bố cục cùng kích thước dự kiến, kiểm ngắt dòng ở tên khách, đơn vị và chữ ký. Chưa biết vùng chữ thực tế thì không áp một số từ hay cỡ chữ cố định cho mọi thiệp.
Hộp và túi trong ảnh nguồn có cùng nhận diện nhưng chưa cho thấy vị trí thiệp bên trong. Khi làm bộ thật, cần chọn nơi khách dễ tìm thấy và lấy thiệp ra. Thứ tự nhìn, mở và đọc được giải thích trong bài phối hợp quà, hộp và thiệp.
Ảnh ly nguồn có lời cảm ơn nằm trực tiếp trên vật phẩm, cùng tên và thông điệp riêng. Thiệp rời và chữ trên món quà có phạm vi khác nhau: thiệp có thể giải thích lý do nhận, còn vùng chữ trên quà cần xét theo mẫu và nội dung được duyệt. Không mặc định sao toàn bộ thông điệp lên mọi món.
Chốt bản nào được phép dùng và ai duyệt?
Ghi phiên bản nội dung, nhóm áp dụng, người đứng tên và người duyệt. Có mẫu chung và mẫu riêng thì nêu điều kiện dùng từng mẫu. Thay mọi phần trong ngoặc bằng nội dung đã xác nhận trước khi in; phần chưa chốt phải nằm ngoài phạm vi thực hiện.
Đọc lại như người nhận: ai gửi, gọi ai, cảm ơn việc gì và kết thế nào. Nếu mỗi phần đều đúng nhưng toàn đoạn vẫn giống một lời quảng cáo, bỏ câu không phục vụ lời cảm ơn. Giữ bản được chấp thuận và danh sách áp dụng; khi đổi người nhận hoặc quan hệ, sửa đúng phần đó rồi duyệt lại.
