Cách ghi nhận sai khác và điều chỉnh

Khi phát hiện sai khác, nên ghi nhận điều gì trước?

Tạm tách phần ảnh hưởng nếu việc đó giúp tránh tiếp tục sử dụng hoặc bàn giao nhầm. Ghi mã tham chiếu, vật phẩm, số lượng, tình trạng và thời điểm phát hiện. Dùng đúng phiên bản duyệt làm cơ sở đối chiếu; nếu chưa xác định được phiên bản, cần làm rõ hồ sơ trước khi kết luận.

Với sai tên, kiểm cả nội dung được duyệt và cách ghép tên vào bộ quà. Với hư hỏng, lưu hình ảnh tình trạng, lớp đóng gói liên quan và thông tin bàn giao phù hợp. Bằng chứng nên đủ để các bên hiểu tình huống, tránh thu thập thông tin không cần cho việc xử lý.

Ai quyết định sửa, thay hoặc điều chỉnh?

Các bên cần thống nhất người tiếp nhận, người đánh giá, cách xử lý và thời điểm phản hồi. Khả năng sửa, thay, bù hoặc điều chỉnh chi phí phụ thuộc cấu hình, tình trạng, nguyên nhân đã xác minh và điều kiện giao dịch. Bản đề xuất này chưa xác nhận một cam kết đổi trả chung cho mọi loại quà.

Nếu lịch trao sắp tới, nên ghi rõ hạn cần quyết định và phương án tạm thời được phép dùng. Không tự thay vật phẩm, nội dung hoặc người nhận khi chưa có người chịu trách nhiệm đồng ý.

Hồ sơ được khép lại khi nào?

Giữ riêng trạng thái đã thông báo, đang kiểm, đã thống nhất phương án và đã hoàn tất. Một tin nhắn tiếp nhận chưa chứng minh vấn đề đã được xử lý xong. Tham khảo hướng dẫn xử lý sai logo, sai tên và hư hỏng cùng quản lý thay đổi sau duyệt để bàn giao phần còn mở rõ ràng.